Mountain Laurel Medical Center est un centre de santé qualifié fédéral au service du Maryland et de la Virginie-Occidentale et s’engage à mettre en œuvre le modèle à domicile médical centré sur le patient. Avec 25 fournisseurs et plusieurs emplacements, il fournit des services de santé essentiels – y compris la santé comportementale intégrée – aux communautés diverses, rurales et vieillissantes.
Le défi
Les centres de santé communautaires sont des pôles vitaux où quiconque, quel que soit son statut d’assurance, peut accéder à des soins personnalisés de haute qualité. Mountain Laurel met l’accent sur la santé holistique et les soins préventifs, ce qui signifie qu’il ne s’agit pas seulement de s’attaquer aux problèmes de santé immédiats, mais aussi de travailler à éduquer les patients et à améliorer le bien-être général des communautés.
Cela dit, être un FQHC vient avec son propre ensemble de défis.
“Nous devons naviguer dans un labyrinthe de contrats basés sur la valeur, des exigences de rapports supplémentaires, des défis de personnel et des obstacles opérationnels”, a déclaré Jessie Storey, directrice de l’informatique et conformité à Mountain Laurel. «Il faut une gestion minutieuse et une planification stratégique pour que tout continue en douceur.
“Nous ressentons vraiment la pression de notre ancien système de DSE sur site”, a-t-il poursuivi. “Il a créé une tonne de défis opérationnels qui ont rendu difficile la croissance et la mise à l’échelle de la croissance tout en fournissant les soins de haute qualité que nos patients méritent.”
Le système était lourd et nécessitait beaucoup plus d’entretien manuel que le laurier de montagne ne pouvait gérer, ce qui a empêché le FQHC de se déplacer dans de nouvelles communautés. L’utiliser ressemblait à une corvée – c’était laborieux et long, et cela n’a pas donné au personnel Visibilité dont ils avaient besoin dans les données du cycle des revenus ou d’autres informations commerciales clés.
“Pour aggraver les choses, avec quatre emplacements répartis de 60 à 90 miles, gérer et mettre à jour notre infrastructure informatique était compliquée et douloureuse”, a expliqué Storey. «Cela a pris beaucoup de temps et de ressources, et nous avons souvent fait face à des temps d’arrêt, ce qui a ajouté au stress.
“Nous avions besoin d’un système flexible et moderne, qui offrait de meilleures fonctionnalités et interopérabilité pour nos cliniciens et notre personnel”, a-t-il ajouté. “Nous voulions quelque chose qui rationaliserait l’expérience du patient et fournirait des informations robustes pour améliorer notre efficacité opérationnelle. Plus important encore, nous avions besoin d’un système qui soutiendrait notre croissance tout en nous permettant de prodiguer des soins aux patients encore meilleurs sans surcluler notre équipe.”
PROPOSITION
Mountain Laurel a cherché à déménager dans un système de DSE qui répondrait mieux à ses besoins commerciaux, notamment en fournissant des informations opérationnelles et des informations cliniques au moment des soins. Cela permettrait aux cliniques de prendre davantage de patients tout en permettant aux prestataires de se concentrer sur la prise en charge des patients. Le FQHC s’est tourné vers le fournisseur de DSE Athenahealth.
“En regardant Athénaone, un gros plus était l’analyse qu’elle fournit pour surveiller les mesures de performance, suivre notre gestion du cycle des revenus et optimiser les flux de travail – qui soutiendraient tous nos plans de croissance stratégique”, a déclaré Storey. «La visibilité dans les données cliniques et opérationnelles nous aiderait à identifier les domaines qui nécessitaient une amélioration.
“Cela dit, nous nous méfions de la perturbation potentielle que la transformation numérique pourrait apporter, donc nous avions besoin d’un vendeur qui pourrait nous aider à faire la transition aussi doucement et efficacement que possible”, a-t-il poursuivi.
Le vendeur a assuré Mountain Laurel la suite de DSE basée sur le cloud, la gestion de la pratique et Les systèmes de gestion du cycle des revenus et les outils d’engagement des patients permettraient un commutateur simple et aideraient le FQHC à transformer son efficacité opérationnelle, à améliorer les soins aux patients et à soutenir une croissance durable sans le mal de tête d’une transition compliquée.
“L’une des caractéristiques remarquables d’Athénaone a été son interopérabilité améliorée qui pourrait permettre à différents systèmes et applications de partager et d’utiliser les données de manière transparente”, a déclaré Storey. “Il s’agit d’une percée pour améliorer la coordination des soins et réduire les retards dans le partage d’informations, et quelque chose auquel nous n’avions tout simplement pas accès auparavant.
“Une autre chose qui nous a vraiment excité à propos de la technologie était la perspective de l’automatiser de nombreuses tâches administratives avec lesquelles nous étions enlisés, comme la planification, la facturation et la documentation”, a-t-il poursuivi. “Cela allaitait considérablement la charge de notre personnel. De plus, avec un accès en temps réel aux données et aux idées, nos prestataires pourraient prendre des décisions rapides et éclairées.”
Enfin, à mesure que Mountain Laurel se développe pour voir plus de patients, les nouveaux systèmes évolueraient facilement pour répondre à ces demandes sans sacrifier la qualité des soins fournis, a-t-il ajouté. La plate-forme comprend des outils modernes d’engagement des patients, comme la planification des rendez-vous en ligne, les rappels et les messages sécurisés, qui peuvent améliorer la communication et stimuler la satisfaction et la rétention des patients, a-t-il déclaré.
“Donc, après un examen attentif, nous avons choisi Athénaone pour nous aider à relever nos défis opérationnels, à continuer de fournir des soins de haute qualité et à nous préparer à une croissance durable”, a-t-il déclaré.
Relever le défi
Le processus de mise en œuvre de la nouvelle technologie a été rapide et efficace, ce qui a vraiment aidé à atténuer les inquiétudes que le personnel avait sur les perturbations potentielles, a rapporté Storey. L’intégration favorable et rapide a rapidement mis ces préoccupations à reposer, a-t-il déclaré.
“Nous avons été particulièrement impressionnés par les équipes de soutien Athenahealth, qui ont travaillé avec nous tout au long de la mise en œuvre”, se souvient-il. «Leur aide a rendu la migration lisse et a maintenu les interruptions au minimum, ce qui nous permet de frapper le sol en cours d’exécution et de travailler ensemble pour optimiser chaque clic que nous faisons.
“Ce qui a vraiment attiré notre attention, c’est comment le réseau Athenaone nous a donné un accès immédiat aux registres de l’État, ce qui rend l’interopérabilité un jeu d’enfant sans les maux de tête d’une transition compliquée”, a-t-il poursuivi. “Dans le passé, quelque chose d’aussi simple que la mise en place d’une interface avec un registre d’État pourrait prendre de six mois à un an et demi pour bien faire les choses. Mais avec la nouvelle technologie, cela avait envie de renverser un changement le premier jour.”
De plus, les patients ont souvent des dossiers non seulement sur divers sites de soins, mais aussi dans les pharmacies, et avec le nouveau système, les fournisseurs peuvent voir l’intégralité du graphique et des antécédents d’un patient en un seul endroit, avec des informations pertinentes et à jour à portée de main, a-t-il ajouté.
“Les principaux utilisateurs du système sont nos prestataires de soins de santé et notre personnel administratif, qui le trouve incroyablement utile pour rationaliser divers processus”, a noté Storey. “L’automatisation éclaire considérablement la charge de nos équipes, ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur les soins aux patients.
“En utilisant l’écoute ambiante, nos fournisseurs voient des améliorations de la productivité et gagnent de l’efficacité, les permettant de rentrer chez eux à l’heure à la fin de la journée “, a-t-il poursuivi.” La fracture ambiante aide également à réduire la charge cognitive de la dactylographie ou d’écriture de notes de raccourci pour chaque visite et accorde aux fournisseurs plus de temps pour se concentrer plus en détail sur leurs patients, ce que les patients apprécient vraiment. “
Les fournisseurs utilisent également un autre partenaire du marché Athenahealth, Navina, qui permet un ajustement des risques fondé sur des preuves et une gestion automatisée des lacunes en matière de soins de qualité, ce qui a entraîné des résultats pour les patients, une satisfaction des médecins et des performances basées sur la valeur, a-t-il ajouté.
“Pour notre personnel administratif, les capacités de rapport et d’analyse de la nouvelle technologie nous fournissent des informations exploitables”, a expliqué Storey. «Nous pouvons facilement surveiller les mesures de performance et suivre notre gestion du cycle des revenus, ce qui nous aide à identifier les domaines à améliorer.
“Je trouve personnellement que la vue des données du système est inestimable”, a-t-il noté. “Il permet à nos équipes financières et de qualité de creuser dans les données, d’automatiser les rapports et de garder un œil sur nos contrats basés sur la valeur. De cette façon, nous pouvons passer moins de temps à rechercher des informations et plus de temps à l’analyser, ce qui nous permet d’agir rapidement sur les idées.”
Et les mises à jour automatiques d’AthénaOne garantissent que le personnel a toujours accès aux dernières fonctionnalités et aux améliorations de la sécurité sans avoir besoin de dépenser du temps et de l’argent sur l’analyse des écarts, le développement personnalisé et le recyclage du personnel tous les quelques mois, a-t-il ajouté. Cela permet au personnel de se concentrer sur la prestation de soins aux patients de qualité tout en restant à jour avec des modifications réglementaires et des exigences de conformité, a-t-il déclaré.
RÉSULTATS
Dans l’ensemble, la combinaison de l’interface conviviale du système, des workflows intuitifs, des capacités d’intégration robustes et de puissants outils d’analyse a transformé le fonctionnement de Mountain Laurel, a rapporté Storey.
“Nous avons vu des améliorations fantastiques dans nos performances financières depuis que nous avons commencé à utiliser la technologie”, a-t-il déclaré. «La mise en œuvre rapide du système nous a permis de courir le sol et nous avons dépassé nos objectifs de revenus initiaux en seulement cinq mois.
“Au cours des 18 prochains mois, nous avons eu deux des meilleurs mois de nos 17 ans”, a-t-il poursuivi. “Après notre première année complète avec la technologie, nous avons remarqué que notre temps de facturation a chuté de 19%, passant de 4,2 jours à 3,4 jours. De plus, nous avons connu une augmentation de 20% des collections, une augmentation de 27,3% des réclamations facturées et une augmentation de 23,3% des frais à la première fois.”
Storey attribue ces succès à la capacité de la technologie à donner au personnel des informations exploitables et à contrôler leurs propres données.
“Avoir ce niveau d’agence fait une énorme différence; nous nous sentons habilités à influencer nos résultats et à façonner la direction de notre organisation”, a-t-il déclaré. “Par exemple, nous utilisons la vue Data pour surveiller de près nos opérations.
“Cela permet à nos équipes de creuser profondément, de trouver ce dont nous avons besoin et d’automatiser les rapports, ce qui nous aide à tout surveiller dans les moindres détails”, a-t-il expliqué. “Cela a été inestimable pour Suivi des contrats basés sur la valeur et optimisation de nos workflows. Maintenant, l’équipe de direction peut passer moins de temps à rechercher des données et plus de temps à analyser et à agir dessus. “
Le passage à Athenaone a vraiment changé le jeu du FQHC en termes d’efficacité opérationnelle et d’engagement des patients, a-t-il ajouté. Le FQHC avait un personnel à temps plein de cinq ans qui ne fait que gérer des documents et des fax sur l’ancien système. Maintenant, il a rationalisé les choses, donc une seule personne passe la moitié de son temps dans le traitement des documents.
“Ce changement permet à notre équipe de se concentrer sur des tâches plus importantes, de mieux utiliser nos ressources, et nous pensons que nous sommes plus efficaces que jamais et que personne ne travaille 80 heures”, a déclaré Storey. «Les prestataires sont plus heureux, tout comme le personnel de soutien. Plus, même dans notre communauté rurale, où l’âge moyen des patients est d’environ 55 ans et plus, nous avons vu plus de 60% d’utilisation du portail des patients, ce qui est à la fois impressionnant et un peu surprenant.
“Nous avons également pu étendre nos services dans un nouvel État et de nouvelles communautés”, a-t-il poursuivi. “En adoptant cette technologie innovante, nous sommes dans une position fantastique pour continuer à améliorer nos opérations tout en mettant le bien-être de notre communauté communautaire.”
Conseils pour les autres
Storey a déclaré qu’il était crucial d’avoir un personnel dédié axé sur les clés de travail. Il est essentiel d’avoir des experts en matière interne qui peuvent s’engager directement avec les fournisseurs de technologies et soutenir l’apprentissage et l’optimisation continus, a-t-il ajouté.
“La patience est essentielle pendant la courbe d’apprentissage qui accompagne les nouvelles technologies”, a-t-il conclu. “La valeur de l’interopérabilité devient de plus en plus claire avec une utilisation continue. Bien que la première visite de patient puisse être difficile, au moment où le patient revient, les idées et les antécédents que les équipes cliniques ont acquis rend les avantages de l’interopérabilité évidents.”
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